La digital collaboration: finalmente ci siamo?

Andrea Solimene

Andrea Solimene

Viviamo quotidianamente a stretto contatto con la tecnologia e il nostro rapporto con essa è ancora molto conflittuale. L’introduzione di un’innovazione ci spaventa così tanto nella vita personale quanto in quella professionale. I mutevoli cambiamenti relativi alle differenti e consequenziali versioni dei sistemi operativi di Windows avvenuti negli anni hanno creato non poche ripercussioni e disagi all’interno di aziende e multinazionali. Professionisti abituati a lavorare con determinati standard e applicativi che a distanza di anni hanno dovuto adattarsi ai cambiamenti impostati da Microsoft, solo per fare un esempio. Oggi questi aggiornamenti avvengono quotidianamente e l’introduzione di nuovi strumenti e tecnologie di lavoro rappresenta una delle principali sfide per lavoratori e professionisti dell’era digitale.

 

Se confrontiamo gli anni ‘90 con quello che sta succedendo oggi, possiamo dire che qualcosa è sicuramente cambiato. In quell’epoca non era comune avere un cellulare e se volevi collegarti ad internet, avevi bisogno necessariamente della linea telefonica. Navigare non ti consentiva di essere rintracciabile al telefono. Pura follia se si pensa ad oggi. Adesso internet ha il suo canale e la velocità di connessione è in continuo aumento (nonostante il gap del digital divide). Non abbiamo più un Nokia 3210 in tasca, ma smartphone che permettono di conquistare il mondo. Grazie a Google abbiamo accesso alle conoscenze diffuse nel mondo e a programmi software sofisticati (spesso a costo zero o irrilevante perchè spalmato annualmente mediante i servizi in abbonamento). Grazie ai social media possiamo connetterci con gli amici, trovarne nuovi, conoscere persone e collegarci a esperti di tutto il mondo. E la velocità del cambiamento sembra aumentare sempre di più. Aziende che – solo qualche anno fa – erano semplici idee di business ora stanno trasformando le dinamiche del mercato dei taxi (Uber, Lyft), della fotografia (Instagram) e degli hotel (AirBnb, Booking.com), creando seri problemi agli equilibri socio-economici.

 

Eppure… il modo in cui lavoriamo non è cambiato così tanto. La stragrande maggioranza delle organizzazioni ha una struttura gerarchica, l’email (nient’altro che una lettera digitalizzata) è il principale mezzo di comunicazione. Trascorriamo tantissimo tempo all’interno di quattro mura (il nostro ufficio) e ancor di più nello stesso posto (la nostra scrivania). Scheduliamo riunioni ogni istante per pianificare e allineare le attività sottraendo spesso del tempo all’operatività. Secondo una ricerca condotta e promossa dal Wall Street Journal, lavoriamo mediamente circa 11 ore settimanali a causa di email e riunioni. Un dirigente di medio livello confessa di passare 8 ore alla settimana in riunioni e 4 ore alla settimana a rispondere alla posta digitale. Assurdo! Inefficienze che si riflettono sulle performance aziendali e sul benessere psicofisico. Dov’è l’innovazione?

 

L’innovazione è da ricercare anche e soprattutto nell’utilizzo di strumenti digitali collaborativi (condivisione documenti, videoconferenza, instant messaging, social network) che consentono di ottimizzare la produttività aziendale. Google Drive, Yammer, Office 365, Microsoft Sharepoint, Basecamp, Slack e tanti altri strumenti di collaborazione che consentono di lavorare in maniera più efficace, immediata e dinamica e condividere conoscenza e informazioni tra i collaboratori. Parliamo di Digital Collaboration, uno dei tre elementi (riconosciuto come Bytes) caratterizzanti l’approccio smart working e indicati IN The Smarter Working Manisfesto. (si veda il seguente articolo per approfondimenti).

 

La ricerca Digital collaboration. Delivering innovation, productivity and happiness”, presentata da Google Enterprise e realizzata da Deloitte ha analizzato la percezione e la soddisfazione dei lavoratori rispetto all’introduzione di strumenti di collaborazione web. Condotta su un campione di 3.600 utenti in tutta Europa, lo studio evidenzia come i lavoratori con accesso a strumenti digitali di collaborazione sono per il 20% più soddisfatti. Miglioramento della qualità della comunicazione, maggior trasparenza e aumento del morale sono i principali vantaggi derivanti dall’introduzione della digital collaboration all’interno delle organizzazioni. Purtroppo in Italia, i dati mostrano che solo il 47% dei lavoratori dipendenti ha accesso a servizi di videoconferenza e solo il 38% ha accesso a strumenti di editing di collaborazione online sul posto di lavoro. Un dato che fa riflettere molto su quanto sia complesso attuare un cambiamento organizzativo e introdurre nuovi approcci e strumenti di lavoro..