Efficienza lavorativa: Verso un digital workplace

Andrea Solimene

Andrea Solimene

Il tema dell’efficienza organizzativa è di vitale importanza per le grandi imprese come per le piccole realtà aziendali. Nei precedenti articoli abbiamo sottolineato come la comunicazione interna gioca un ruolo fondamentale e strategico per l’intera organizzazione. La gestione del flusso dati e informazioni non può prescindere dalle logiche di condivisione e collaborazione.

La rivoluzione rappresentata da social network, applicazioni e dispositivi mobile ha spinto, difatti, le organizzazioni a creare dei “digital workplace”, veri e propri spazi di lavoro virtuale, dove le persone si conoscono, si confrontano, collaborano. Un trend diffuso che ha un obiettivo molto chiaro: creare un ambiente di lavoro che – costantemente – informa e allinea il team in tempo reale.

Se in passato però far collaborare più persone su uno stesso progetto si traduceva in costi elevati legati, principalmente alle problematiche di carattere logistico e organizzativo, attualmente le aziende possono contare su numerosi tool a basso costo finalizzati all’ottimizzazione del lavoro. Ciò ha permesso a molte realtà di piccole dimensioni di usufruire di tecnologie e strumenti che precedentemente erano considerati inaccessibili per questioni prettamente economiche.

Ecco cinque tool che possono risultare molto utili per ottimizzare la produttività lavorativa, sia dal punto di visto organizzativo e operativo che da quello strategico e comunicativo.

Google Apps for business. L’ingresso del colosso di Mountain View nel mercato business ha spiazzato gli attori presenti e con esperienze pluriennali. Google Apps for business offre una serie di applicazioni per aumentare e gestire la produttività lavorativa: disponibilità di casella mail sincronizzabile con tutti i device collegati, calendario per pianificare attività e appuntamenti, possibilità di creare pagine web e siti aziendali o gruppi per condividere documenti in tempo reale. Inoltre Google offre uno spazio virtuale per l’archiviazione di dati, un canale video su cui pubblicare contenuti multimediali, una chat interna e Google hangouts, un’applicazione che consente di effettuare videochiamate tra più persone e collaborare su un unico documento in tempo reale. Il costo paragonato al servizio offerto è quasi irrisorio. Fondamentale.

Evernote. È un’applicazione sia mobile sia web che permette di organizzare le note in maniera intuitiva e semplice. Grazie ad essa è possibile salvare qualsiasi cosa venga in mente utilizzando i tag, sincronizzarla con i vari dispositivi e poi condividerla sui gruppi di lavoro creati ad hoc. L’applicazione offre un menù personalizzabile e supporta non solo i file testo, ma anche audio e foto. Esistono due versioni: una free e una premium che si differenziano per la capacità di spazio disponibile al mese e altre funzionalità che garantiscono maggiore versatilità e fruibilità anche offline. Pratico.

Mailchimp. È uno strumento che consente di tenere aggiornati i clienti su attività, news, eventi e proposte. È un ottimo veicolo per stimolare in modo produttivo il proprio bacino di utenti e anche per acquisirne di nuovi. Lo possiamo considerare come un pilastro del webmarketing. L’applicazione è graficamente personalizzabile, fornisce report anche grazie all’integrazione con Google Analitycs. Cosa ancor più interessante è che la versione gratuita permette di spedire fino ad un massimo di 12.000 email al mese a 2.000 contatti. Funzionale.

OpenProject. Tool opensource simile a Microsoft Project. La differenza? È gratuito. Offre le stesse funzionalità del prodotto realizzato da Microsoft: possibilità di suddividere le attività e assegnare ruoli e priorità, creazione di gerarchie di sviluppo operativo, visualizzazione di un cronoprogramma con evidenza di milestones e fasi. Uno strumento necessario per la gestione e il coordinamento di un progetto. OpenProject consente di tracciare e monitorare lo svolgimento delle attività e rappresenta un supporto strategico per il project manager. Indispensabile.

Mural.ly. Una stupefacente lavagna interattiva utile come strumento di brainstorming collaborativo con cui creare mappe mentali e “murales” digitali. Come funziona? Si tratta di un muro virtuale in cui si possono inserire contenuti multimediali dal web (video da YouTube e Vimeo, foto dal computer, da Flickr, Pinterest e Instagram, contenuti di Twitter, LinkedIN e Facebook, le mappe di Google, ecc…) semplicemente copiando e incollando. Grazie a pochi click è possibile personalizzare il proprio muro inserendo dei commenti, forme, frecce, note in stile post-it, fumetti e tanti altri elementi e poi condividerlo con il gruppo di lavoro. Per usufruire del servizio basta registrarsi gratuitamente o accedendo con Twitter o Facebook. Divertente.

Questi sono solo alcuni dei numerosi tool che il web offre per aumentare la produttività e l’efficienza sul posto di lavoro. Il panorama di strumenti tecnologici e applicazioni più o meno gratuite è vastissimo. Solo nel campo del web marketing si sono sviluppate diverse app per l’ottimizzazione delle strategie sui social media. Andare alla ricerca continua del programma di ultima generazione – e lasciatemelo dire “alla moda” – diventa quasi impossibile: il consiglio è quello di comprendere le criticità all’interno dell’organizzazione e selezionare esclusivamente gli strumenti necessari per migliorare lo status quo. Un abuso di applicazioni potrebbe difatti causare il risultato opposto in termini di efficienza: riuscite a immaginarvi con più di 10 applicazioni aperte per coordinare e gestire le attività quotidiane?