Lavorare per progetti: la ricetta per l’efficienza

Andrea Solimene

Andrea Solimene

Nella mia famiglia la regina delle torte di mele è la mamma. La sua ricetta ha subito nel tempo numerose e diverse varianti dall’originale, sempre alla ricerca di nuove frontiere, ma ogni volta sorprendentemente squisita. La prepara occasionalmente: purtroppo non abbiamo una pasticceria di famiglia. Fare una torta di mele non è un’attività routinaria. È un progetto che – seppur brevissimo – richiede il rispetto di regole e accorgimenti: ricetta, ingredienti e tempistiche i fattori chiave. Difficilmente si può improvvisare, qualche volta può andar bene, altre no. Uova, farina, zucchero, mele, lievito, ecc … gli ingredienti base sono sempre gli stessi, a volte cambiano le dosi.

Diverso il discorso quando il progetto in considerazione è l’avvio di un’attività imprenditoriale, la realizzazione di una campagna pubblicitaria o l’esternalizzazione di un ramo d’azienda. Le variabili da valutare sono molteplici e la complessità del progetto necessita un elevato livello di attenzione e monitoraggio. L’improvvisazione è bandita!

Secondo le recenti elaborazioni effettuate da Unioncamere, nel 2012 circa 9600 imprese hanno portato i propri libri contabili in tribunale. Una media di 32 aziende al giorno con un picco in Lombardia, la regione con la maggior presenza di imprese (a Milano si sono registrati 977 casi). Un dato che riflette l’attuale situazione socio-economica del Paese ma che, in molti casi, nasconde l’assenza di una solida pianificazione e strategie in grado di adattarsi all’evoluzione del contesto.

Le cause che possono determinare l’insuccesso, o addirittura il fallimento, sono numerose: motivi economici e temporali, motivazionali, organizzativi. Le più comuni possono essere di carattere tecnico (assenza di una governance per la gestione delle attività, stime non accurate, rischi non valutati, gestione inefficace delle risorse) o di carattere comportamentale (eccessivo ottimismo, mancanza di comunicazione). In molti casi di fallimento, l’origine è da ricercare nelle errate modalità di progettazione, sviluppo ed esecuzione dell’attività imprenditoriale. Per evitare il rischio di episodicità e frammentarietà dell’intervento, e per migliorare l’efficacia e l’orientamento dell’intervento, è necessario adottare un approccio progettuale adeguato (metodologia del Project Management) in grado di minimizzare gli errori e massimizzare i risultati. La logica progettuale, difatti, si muove tra due poli: la valutazione del bisogno e il raggiungimento degli obiettivi.

Il Project Management nasce principalmente dall’affermazione di un nuovo approccio alle problematiche: si è passato da una concezione “meccanicistica” dell’operare, focalizzata sugli elementi costitutivi di un determinato fenomeno, a una “cibernetica”, più improntata sul rapporto di interdipendenza delle cose in cui il sistema esterno è parte integrante del fenomeno considerato. Di qui la necessità di comprendere e valutare l’incertezza, l’aleatorietà e l’imprevedibilità degli eventi collegati al fenomeno: progettazione garantisce una visione più integrata del fenomeno e facilita la sua esecuzione.

Un approccio simile consente, in altri termini, di pianificare le attività da svolgere ed evitare di incorrere in eventuali errori durante il percorso evolutivo di un’impresa. Progettare significa controllare e allo stesso tempo assecondare la “dinamica evolutiva di un’idea”, considerando tre elementi chiave: piano di progetto, milestone e risorse.

Innanzitutto bisogna riassumere le caratteristiche di un progetto: il piano di progetto è un documento che chiarisce i requisiti base, gli obiettivi da raggiungere, le risorse necessarie, i soggetti direttamente interessati e coinvolti, i costi stimati, la gestione delle attività e delle priorità d’intervento, i rischi collegati. In sintesi: scrivere la ricetta.

Per l’esecuzione del progetto è necessario definire e approvvigionarsi delle risorse materiali e immateriali, economiche e umane per lo svolgimento delle attività. In sintesi: reperire gli ingredienti.

Infine, occorre definire e attenersi alle milestones necessarie per garantire lo sviluppo del progetto fino alla conclusione e al raggiungimento degli obiettivi. In sintesi: rispettare le tempistiche.

L’assenza di uno dei tre aspetti mette in serio dubbio il successo di un progetto. Si pensi alle sole tempistiche: siete in grado di partire senza stimare la durata della fase di start-up? Tornando all’esempio della torta di mele: siete capaci di prepararla senza tempi di cottura? Quanti impasti andrebbero gettati o carbonizzati? Lavorare per progetti è una questione di impostazione: in caso di avvio di un’iniziativa imprenditoriale l’approccio progettuale è lo stesso, cambiano le dosi.